紙本文件易受損、存放空間需求大，導致管理成本高，且資料查找效率低。
傳統方式難以記錄文件操作的全過程，增加了資訊安全的風險。
傳統文檔管理方式常導致合約的處理進度不清晰，無法即時掌握簽署、審核或 到期狀態。同時，合約保存地點分散，增加了查詢和管理的困難度，影響工作效率並提高遺失風險。
文檔往往因存放在特定地點而限制調閱的靈活性，無法隨時隨地進行查閱。
文件盤點與清單製作費時繁瑣，面對稽核容易手忙腳亂，影響企業合規效率。
每一份合約都有期生命週期，當我們了解文件的生命週期，清晰地追蹤其整體演變過程，不僅有助於確保文件的有效性，還能掌握其保存的必要性與價值所在。這種系統化的管理方式讓文件的使用更加高效，同時提升了組織對於資訊的掌控能力。
一份文件的生命週期，經歷建立和修改、儲存、分發、核准、執行以及保留或刪除。
合約生命週期（圖／律果簽 Legalsign 編輯部）
不同文件類型，可靈活創建不同工作流程（審批流程），文件工作完成，系統自動歸檔。
系統依據文件工作發起人的部門自動進行歸檔，預設分類方式以發起人所屬部門為主。發起人可查閱並調閱其過去承辦的案件文件，部門主管則可查閱所屬部門同仁處理的文件。此外，擁有稽核權限的相關人員（如法務、財務、稽核或高階主管）可調閱全公司範圍內的文件，確保文件管理高效且權限分明。
系統提供依據文件機密等級進行智能化歸檔的功能，確保不同級別的文件被妥善分類與管理。例如，高機密文件僅授權文檔管理部員可查閱；一般文件則可設置為組織內共享。同時，系統支援多層級權限控管，結合機密等級進行動態調整，進一步提升文檔的安全性與管理效率。
系統具備靈活的歸檔權限設計功能，可依據「群組」進行設定，滿足各種權限配置需求。例如，對於跨部門組成的專案小組，系統可透過「群組」機制為成員設定專屬權限，確保小組內部文件的高效共享與安全管理。此外，權限設定支持動態調整，方便在專案進行過程中新增或移除成員，充分應對企業組織架構的變化與多樣化的業務需求。
系統透過完整的 Log 功能，詳細記錄每個帳號在系統上的存取操作，包括文件查閱、編輯、下載等行為。這不僅提供清晰的操作紀錄，便於管理與稽核，還能有效提升資料安全性，確保所有操作可追溯並受到監控。
系統支援在文件顯示畫面上自動生成浮水印，包含使用者帳號、員工編號、等資訊。浮水印實時顯示於螢幕，無法移除或遮蔽，能有效防止內容截圖、未經授權分享等風險，大幅提升文檔的安全性與可追溯性，確保企業敏感資訊受到全面保護。
系統提供強大的全文檢索功能，支援線上搜尋常用格式的文件，例如：Word、Excel、PPT 和 PDF 等，上船時自動進行格式轉換，確保所有內容均可直接檢索。此外，系統亦支援欄位檢索，可根據文件名稱、日期、類別等特定欄位進行快速篩選，並可自訂文件檢索欄位。
這項功能大幅提升文件查找的效率，幫助使用者快速定位所需資料，無論是過去的檔案還是最新的紀錄，都能即時掌握。
為了提升紙本文件的數位化管理效率，系統提供批次匯入文件檔案資訊的功能，使使用者能夠一次性將大量紙本文件歸檔至系統，確保數據準確無誤，並有效降低人工輸入的時間成本。使用者可先下載歸檔資料範本，依照範本格式填入檔案資訊，再將檔案上傳至系統。
這項功能不僅提升了歸檔效率，減少了手動輸入可能造成的錯誤，也讓企業在管理紙本文件時能更有條理，進一步強化數位化文件管理的便利性與準確度。
系統的「AI欄位擷取」功能將判讀文件內容的關鍵資訊，並自動植入對應欄位，簡化輸入流程。若 AI 自動植入內容有缺漏，也可以藉由手動編輯「文件資訊」並進行調整。
此外，系統支援多語言文字識別（OCR），能夠解析掃描文件中的文字內容，並智能匹配至適當的欄位。例如，合約文件可自動擷取「合約名稱」、「簽署日期」、「簽署雙方」等關鍵資訊，財務文件則能提取「金額」、「發票號碼」等數據，確保不同類型的文件均可高效處理。
系統還提供學習與優化機制，透過不斷累積與修正 AI 擷取結果，提升識別準確度，減少手動輸入需求，進一步提升企業文檔管理的智能化與便捷性。
為了讓企業能更精細化管理紙本文件，系統支援自訂資訊欄位功能，除了預設的標準欄位（如甲方公司、乙方公司、締結日、生效日等）之外，使用者可根據實際需求新增額外的資訊欄位，以適應不同的管理場景。
應用案例：
當紙本文件歸檔至系統後，實體文件仍需指定保管人進行管理。透過自訂「文件保管人」欄位，企業可記錄該文件的實體存放負責人，確保所有使用者都能快速查詢文件存放地點及負責人，提升文件調閱效率並降低遺失風險。
透過此功能，企業能夠建立更完善的文件管理機制，確保紙本與數位文件的流轉紀錄完整，進一步提升文件管理的效率與安全性。
AI紙本入庫示意圖 （圖／律果簽 Legalsign 編輯部）
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