什麼是合約生命週期管理？

企業內部的合約管理流程，決定了每筆交易所能帶來的價值，根據國際契約商業管理協會(IACCM)研究調查報告顯示，超過9%的收入損失導因於企業落後的合約管理方式。每筆交易所簽訂的合約條款，決定了企業與簽約客戶、供應商或合作夥伴間的債權債務關係，約束了彼此之間的權利義務；如果因為合約工作流程繁複不順暢，不但無法即時回應合約需求，錯失締約良機，日後也可能因為無法掌握合約細節或者沒有設立合理的銷售條件，造成業務推行與營銷的種種阻礙。

「合約管理」不僅僅是法務單位、財務單位、採購單位的行政流程而已，更是企業營運的命脈，從僱傭協議、財產租賃到銷售，每一筆交易的業務人員．每一個合作專案的承辦人員都無法置身事外，因此合約管理是企業營運的重要課題。

合約生命週期導航

合約管理不僅僅是處理合約文件，從合約的工作流程來看，單純處理合約文件的歸檔，不但無法即時回應合約的需求、掌握合約資訊，更無法將業務效率最大化。

管理合約工作流程的每一個步驟

為了有效管理合約工作，需要掌握合約工作的每一個步驟，合約生命週期管理（CLM）運用資訊科技整合企業內部合約流程，從合約需求、草擬合約、協商談判、簽署合約、履行合約、合約到期到歸檔風控及歸檔儲存，都以程序化、數位化、自動化的方式協助企業追蹤管理合約工作。

LegalSign.ai 合約生命週期管理解決方案主要功能與流程步驟

起草

合約需求

因業務的需求，請求草擬或審閱契約

合約流程的第一步通常是公司中的某個業務需求要求簽訂新合約。

企業對於同仁的合約需求，往往沒有正式的程序，只以口頭或電子郵件提出，無法迅速針對合約的審閱或草擬蒐集需要的必要資訊，以至於合約需求的過程需要與法務多次往返，效率緩慢。

LegalSign.ai CLM，透過工作看板的建立，引導同仁提出合約需求時，可以依照人、事、時、地、物，以及合約背景與目的，進行摘要說明，協助法務快速掌握擬約或審約的重要資訊，並以透明可視的進度資訊，協助企業掌握合約工作進度。此外，LegalSign.ai CLM可以上傳及儲存各種文檔，允許合約工作者（多半是法務）與業務團隊、外部單位協調溝通，大幅度提升合約工作的效率。

草擬合約

開始創建合約

所有企業營運與活動，都會涉及法律工作，如果所有合約需求都要法務單位或律師從無到有創建，將會消耗大量的時間、金錢與勞力。LegalSign.ai CLM 在擬約工作階段所追求的目標，除了消除擬約所造成的勞動力與時間，同時兼顧降低不必要的合約風險。

企業範本管理

企業的常態性業務，法務單位一般會預先制定標準化合約，在傳統人工管理下，法務單位無法一一確認業務單位所使用的是否為最新版本，如果業務使用的標準範本沒有更新，可能導致企業陷於財務或法遵風險之中，法務單位更需要花費較長的時間審閱確認。

LegalSign.ai CLＭ提供企業內部標準範本的管理機制，將律師、法務等專業人士預先審擬過的內部合約範本統一集中管理，依照合約的分類、目的，讓法務單位隨時更新最新版本，並提供相關業務人員多次重複使用，幾乎不再需要透過法務重新審擬合約，也不用擔心業務單位使用到舊版合約範本。

LegalSign.ai 合約範本資料庫

為了加速合約工作者擬約的速度，LegalSign.ai 合約範本資料庫提供各類由專業律師草擬的合約模板，作為合約草擬或預先審查的起點，加速合約工作的效率。

談判

談判協商

合約條款的商議

法務在審擬合約時，通常會經歷與另一方協商談判的階段。談判所考量的不僅限於契約標的價格，依據不同的合約目的，可能會考量服務水準、責任承擔、續約或終止合約、智慧財產權等種種與合約目的或利益相關的事項，談判協商的目的在確保為企業的業務帶來最佳結果，同時與另一方達成共識。

談判協商的工作階段，最重要的是掌握最新的條款並追蹤對方所做的更改。目前合約工作者習慣使用的Microsoft Word內建功能可以追蹤修訂，LegalSign.ai CLM透過任務看板與Microsoft Word的結合，讓用戶在最熟悉的工具中執行協商工作，記錄協商歷程，進行版本比較，使整個工作團隊可以輕鬆追蹤合約修訂，在協商過程中保持準確性和一致性。

審批

審批簽核

簡單快速、程序透明可視的審批流程

銷售團隊的收入（以及公司的收入）取決於合約工作流程完結的速度，合約條款所涉的合約利益，也需要高度的法律或行政考量的參與，以確保合約利益。

合約完成審批的速度，端視合約的業務性質、風險大小、條款數量與合約金額，合約審批的挑戰則在嚴謹監督與寬鬆審查中取得平衡。LegalSign.ai CLM提供彈性可調整、可擴充的程序導航機制，以透明可視的進度流程來督促保護公司利益所需要的審批工作。

LegalSign.ai支援跨裝置審批工作，可隨時隨地執行審批，加速合約工作的流程效率。

簽署

簽署合約

簽名用印訂定合約

過往，企業只要遇到需要簽名用印的合約文件，承辦人會先將合約文件列印出來，交給主管或老闆簽名，再將文件掃描或傳真回去，甚至將紙本郵寄給對方。電子簽名，是在電子文件和表格上表示同意或核准的具有法律效力的方式，幾乎可在所有個人或商業流程中用來取代手寫簽名或蓋章。

在LegalSign.ai CLM工作流程中，可將公司內部完成審批的文件，交由有簽署權限的代表人，直接使用律果簽(eSignature) 在雲端進行電子文件的簽署，並在每個簽署任務中掌握每項任務的狀態、隨時檢視任何一個簽署任務由誰、什麼時間、在何處進行簽署的詳細歷程。

履約

到期

履行合約、合約到期

合約重要事項與日程自動監控通知

在履行合約的階段裡，企業可以根據合約目的與約款開展業務、行使權利及履行義務。例如：在銷售合約的情況下，一方依據合約可能必須提供商品或服務、遵守期限或提出報告，因為妥善執行了這些義務，所以有權從他方獲取報酬。

然而，在大批的銷售合約與各樣的業務型態下，要一一驗證合約項目是否已經履行，可能不是想像中那麼容易的事。企業可能會聘請專人來管理電子表格，管理各樣合約項目，然而大量的文件和手動管理，往往造成許多失誤，例如：合約到期後才發現尚未進行續約或終止合約，影響企業營運。

LegalSign.ai CLM透過合約重要事項的建立，以便將合約中重要執行事項在合約期間內交付給相關業務團隊以採取履約行動，例如收款日、到期日、終止日、更新通知期限等。在智慧監控下，企業將不再錯過重要事項的最後日期。

風控

合約歸檔、風險控管

滿足所有報告、檢索和稽核要求

合約結束後，對於合約的執行成果與數據，無論對內部或者外部，都仍有報告的義務。此外，有時因為行業要求、政府法規、審計或者稽核，需要在大量的文件檔案中查找特定合約。為了滿足所有這些需求，合約管理工具必須具有檢索業務條款、合約條款、義務履行和自由文本的能力，並且支援報告的需求。

企業內部常因業務型態不同，合約儲存方法不同，難以統一納管，每遇有檢視、追蹤需求時，常需要耗費大量人力支援跨部門合約調閱，跨部門合約調閱，無法留下合約調閱紀錄，造成資安破口與稽核漏洞。

LegalSign.ai CLM為合約建構可以一個可以儲存、標記、組織和檢索的中央儲存資料庫，並以嚴格的權限控制來管理檔案的存取，依據不同合約類型、不同部門，管控合約檔案的檢索與存取，並紀錄檔案開啟歷程，清楚掌握哪一個帳號、什麼時間、什麼位置存取檔案，並可隨時提取紀錄。

解決企業合約管理的大小難題

人員交接不清

紙本合約歷經人員異動交接、跨部門調閱，合約文件容易遺失。

誤用舊版範本

內部合約範本無法控管，新舊版本難以判斷，誤用舊版範本，形成合約風險。

審批流程混亂冗長

企業內部審批流程繁複，進度流程不可視，合約去向無法追蹤。

人工控管易出錯

依賴人工控管合約文件，過程容易失誤，一旦出錯難以追查。

錯失合約重要期日

合約數量多，到期日、締約條件各不相同，錯失續約、更新良機。

合約資料外流

合約調閱不易控管，遭有心人士竊取締約條件與客戶名單，嚴重影響公司信譽。

導入LegalSign.ai 合約生命週期管理系統

導入LegalSign.ai CLM 協助企業節省業務時間、節省紙張與辦公成本，從而提高合約工作效率，避免法律風險。

LegalSign.ai CLM 數據服務，輔助企業更輕鬆地預測業務收益、製作營運報吿、計算ESG減碳成果，輕鬆掌握營運成果，擘畫營運計畫，搶奪佈局先機。

降低營運成本
提高業務效率
掌握法律風險

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